Drobečková navigace

Úvod > Pro Firmy > Projektové řízení

Projektové řízení

Ne každá dodávka webu vyžaduje projektové řízení. Pořízení malého webu (orientačně za desítky tisíc Kč, dodaný během několika týdnů) odpovídá spíše nákupu televizoru – vyberete si výrobek, přivezete jej a zprovozníte. Projektové řízení má smysl u velkých dodávek (př. za sta tisíce až miliony Kč, dodávka trvá několik měsíců), které lze přirovnat např. ke stavbě domu.

Co je projekt a projektové řízení?

Norma ČSN ISO 10 006 definuje projekt následovně: „Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji.“

Jinými slovy se jedná o dodávku, která má pevně stanovený předmět dodávky, termín a rozpočet. Projektové řízení pomáhá dodat složité dodávky ve stanoveném termínu, rozpočtu a kvalitě.

Jak dodavatelé přistupují k projektovému řízení?

Vedle výše uvedené normy existujte mnoho standardů, doporučení a metodik pro projektové řízení a dodávku projektů obecně. V oblasti informačních technologií, kam se patří i dodávky webu, se využívají specializované metody projektového řízení (př. Prince2, PMI a další). Dodavatelé často přizpůsobují tyto metody svým potřebám a vytváření vlastní postupy pro projektové řízení.

Z obecného pohledu zákazníka lze konstatovat, že všechny přístupy k projektovému řízení jsou podobné a liší se především v použité terminologii. Projekt obvykle rozdělují do následujících fází:

  1. Analýza požadavků zákazníka na web
  2. Návrh webu
  3. Výroba webu
  4. Dodávka webu, školení, zprovoznění a optimalizace

Zejména u složitějších projektů je možné rozdělit dodávku do etap. Tento přístup má řadu výhod, především rychlejší zprovoznění webu, snížení rizika chyb v analýze požadavků zákazníka, rozložení součinnosti zákazníka v čase atd.

Níže uvádíme typické aktivity, které řeší dodavatel a zákazník v jednotlivých fázích projektu:

  Dodavatel Zákazník
Analýza požadavků

Získání požadavků zákazníka na strukturu, obsah, funkčnost, vzhled a další vlastnosti webu,
vytvoření zadání (formalizace požadavků do dokumentu)

Předání požadavků a v závěru
schválení zadání
Návrh webu Vytvoření návrhu webu, někdy také vytvoření funkčního prototypu, zapracování připomínek (změnových požadavků) zákazníka Předání připomínek a v závěru
schválení návrhu
Výroba webu Vytvoření webu (funkčnosti, obsahu, grafiky, registrace domény, integrace s jinými aplikacemi atd.) Průběžné testování hotových částí webu, předání případných připomínek
Dodávka webu Dodávka webu, řízení závěrečných testů zákazníka, školení, zprovoznění webu na Internetu, optimalizace webu Zajištění prostředí pro provoz webu (pokud nezajišťuje dodavatel), závěrečné testování, akceptace dodávky, absolvování školení

Součinnost, kterou dodavatel v průběhu projektu vyžaduje, je často vyšší, než původně zákazník očekával. Proto je vhodné pečlivě zvážit kapacitu, kterou zákazník bude projektu věnovat.

Typické problémy projektového řízení

Přes všechna doporučení a standardy nedopadají projekty dobře. Studie firmy BCS odhaduje, že v roce 2004 byl v oblasti informačních technologií skutečně úspěšný jen jeden projekt z osmi, přičemž jen ve státech Evropské unie způsobily špatné projekty ztráty ve výši 142 miliard EUR.

Typické příčiny selhání projektů jsou:

  • Časté požadavky zákazníka na změnu dodávky, případně nevhodné řízení změn ze strany dodavatele
  • Nedostatečná komunikace dodavatele se zákazníkem
  • Nejasně nebo neúplně definované požadavky na web
  • Špatná použitelnost webu z hlediska budoucího návštěvníka (př. komplikovaný proces objednání zboží) nebo správce webu (aktualizace obsahu)
  • Rozpor v požadavcích zákazníka a rozpočtem projektu
  • Nízká úroveň projektového manažera (resp. osoby odpovědné za řízení dodávky)
  • Nedostatečné zkušenosti dodavatele (s technologií, dodávkou webu obecně atp.)
  • Nevhodně nastavená odpovědnost za dodávku (př. zákazník odpovídá za subdodavatele)

Lze vyjmenovat celou řadu doporučení pro správné projektové řízení. Za nejvíce klíčová považujeme zřetelně specifikované požadavky zákazníka, pravidelná a formální komunikace s dodavatelem (vč. pořizování zápisů z jednání), průběžné sledování vývoje projektu (př. předvádění dílčích dodávek), smluvně stanovený postup převzetí dodávky (akceptace).

TOPlist