Jak ušetřit za software ve veřejné správě?

Jakub Eberle, Asociace pro komunikaci ve veřejném sektoru

Stejně jako podniky a firmy, také veřejná správa je v době krize nucena hledat nové cesty, jak zefektivnit a minimalizovat své výdaje. Jednou z možností, jak snadno ušetřit, je zvážit přechod na bezplatná softwarové řešení, která dnes dokáží plně nahradit běžné komerční aplikace a nekladou přitom na uživatele žádné zvláštní nároky. Zatímco ve Francii nebo Spojených státech již existují vládní i nevládní programy, které usilují o propagaci takových řešení, v ČR se v této oblasti zatím mnoho neděje, přestože by každý úřad tímto způsobem mohl ušetřit desítky až stovky tisíc ročně, dle velikosti a počtu zaměstnanců.

Díváme-li se na zaměstnance veřejné správy jako na uživatele software, zjistíme, že jde o velice nenáročnou cílovou skupinu. Komerční produkty, které si úřady pořizují jako celek, tak často obsahují celou řadu funkcí, které zaměstnanci ani zdaleka nevyužijí a veřejný správa tak nesmyslně platí za nadbytečné funkce.

Jaký software potřebujeme?

Prvním krokem na cestě k úsporám, je zjištění, jaké aplikace a programy zaměstnanci skutečně potřebují ke své práci. U větších úřadů je vhodné provést IT audit, jehož výstupem bude detailní přehled. U menších obcí s několika (či maximálně několika málo desítkami) počítači se obvykle postačí řídit hrubou zásadou, že běžný úředník si ve své práci bohatě vystačí s kancelářským balíkem pro přípravu textových dokumentů, tabulek a prezentací, e-mailovým klientem, internetovým prohlížečem a jednoduchým kalendářem.

Základem je však rozhodnutí o výměně operačního systému. Opustit často více než deset let staré verze windows, na které jsme zvyklí, vyžaduje počáteční odvahu. Úředníci jsou konzervativní a neradi si zvykají na nová prostředí. Open-source operační systémy na bázi Linux však již dlouho nabízí komfortní a velice podobné rozhraní, na které si i ten nejméně flexibilní uživatel dokáže zvyknout za pár dní. Rozšířené tvrzení, že Linux je sice zadarmo a možná lepší, ale běžný uživatel si s ním neporadí, je mýtus. Na bázi tohoto operačního systému si pak uživatelé mohou jednoduše vybírat z celé řady aplikací, které dokáží nahradit obvyklé programy na platformě windows.

Zde se zcela jistě vyplatí vstupní investice do IT poradenství, která by v případě malých obcí neměla přesáhnout několik tisíc korun. Odborníci dokáží vybrat ten nejlepší mix právě pro váš úřad tak, abyste si několik dalších let nemuseli žádné programy a aplikace pořizovat.

Konkrétní možnosti

I když se třeba svých windows vzdát nechcete a software si chcete vybrat svépomocí, tak se i pro vás nabízí celá řada dalších možností, které jsou zdarma i pro korporátní užití a přitom nabízí velice podobnou úroveň jako jejich placené protějšky:

• standardní kancelářský balík zdarma nabízí např. produkt OpenOffice.org (v češtině k dispozici na stránkách www.openoffice.cz), který nabízí srovnatelné funkce jako placené aplikace. Základní varianta, která drtivé většině uživatelů poslouží dostatečně, je k dispozici bezplatně, dále je možno přikoupit rozšiřující služby.
• mírně odvážnějším uživatelům pak dobře poslouží např. služba Google Apps, kde jsou dokumenty ukládány přímo na serveru a přístup k nim tedy máte z kteréhokoliv počítače – toto řešení se jistě vyplatí např. těm, kteří pracují často z domova, či na cestách. Google Apps navíc nabízí celou řadu dalších možností, např. kompletní správu mailingu při zachování vlastních domén na bázi služby Gmail.com.
• e-mailový klient a organizér dokáží velice dobře nahradit aplikace Thunderbird a Sunbird od společnosti Mozilla, známé především díky internetovému prohlížeči Firefox.
• komunikační programy, jako např. Skype dokáží ušetřit prostředky za hovory uvnitř úřadu, výše zmíněný navíc díky své bezpečnosti doporučuje například i české ministerstvo zahraničí.